Muito bem, o termo compliance começou a ser bastante difundido em meados de 2014, quando se deu início às investigações da operação da Lava Jato e as empresas começaram a identificar a importância de seguir procedimentos de compliance, para auxiliar na gestão da empresa e funcionar como um selo de confiança junto aos clientes, parceiros e fornecedores.
Compliance:
Vem do inglês comply, que significa agir de acordo com uma regra, uma norma, legislação, controles internos e externos, ou seja, estar em compliance é estar em conformidade com as normas e leis aplicadas ao seu processo.
É preciso estabelecer uma política interna de compliance que deve abranger todas as áreas da organização.
Ela trata de diversos processos de relevância a serem implementados ou aperfeiçoados, que se refletem no dia a dia de uma empresa, como estabelecer código de conduta, controles internos, treinamento, procedimentos para denúncias, investigações e o monitoramento.
Tudo isso compõe os pilares da implantação da cultura de compliance em uma organização, que por sua vez resulta no atendimento de vários requisitos relacionados à gestão de riscos (falamos sobre a gestão de riscos na nossa última matéria – dê uma olhada lá, caso tenha perdido).
Em grandes organizações multinacionais, este processo já é bem enraizado, até porque as diretrizes vêm de suas matrizes localizadas no exterior, onde o compliance já é aplicado há muito mais tempo que no Brasil.
No entanto, empresas nacionais, médias e grandes já começam a enxergar os benefícios da adoção destes procedimentos e passaram a incorporar os processos do compliance nos seus processos.
O que envolve o processo de Compliance nas Empresas?
O processo deve envolver e engajar não somente todos os funcionários da empresa, mas também seus parceiros e fornecedores.
O primeiro passo é avaliar e mapear os riscos em todos os processos de todos os departamentos.
Nesta etapa, o profissional de compliance precisa compreender muito bem o cenário e o fluxo de processos para que ele possa mapear todos os riscos e na sequência definir regras e procedimentos que visam mitigar os riscos.
Definir o código de conduta da empresa, que deve ser publicado em um documento “leve” que seja de fácil assimilação por parte de todos os colaboradores em seus diversos níveis.
Tendo as regras todas definidas e o código de conduta adotado, será necessário treinar as pessoas que estarão engajadas no projeto e certificar de que todos da corporação estejam cientes das regras e da importância de segui-las.
Lembrando que, em caso de inobservância das regras e que isso resulte em infrações da lei, a legislação prevê penalidades não apenas para a empresa, mas para os funcionários envolvidos também.
É legal comentar que foi constatado por muitas empresas que a implantação do compliance gera atração de talentos no mercado de trabalho, pois isso fortalece a imagem da empresa e sua marca no mercado.
Sem contar que, internamente, a empresa repassa aos seus colaboradores uma imagem de idoneidade e transparência.
O que fazer após a implantação do compliance nas empresas?
Concluída a implantação será necessário fazer o monitoramento e controle a fim de identificar falhas, novos riscos ou possibilidade de melhoria dos controles existentes, podendo resultar na criação de novas regras ou na modificação das já existentes.
Confira também a leitura relacionada: Transportadora em Barueri – Saiba o que é importante na contratação
E por fim, um dos pontos importantes no processo de compliance é a gestão de fornecedores e parceiros, pois de nada adianta controlar parcialmente o processo: é preciso fazer a gestão da cadeia completa.
Os terceiros, incluindo os fornecedores e parceiros, devem fazer parte de todos os processos mencionados acima. Portanto o processo de identificação e homologação de fornecedores torna-se bem complexo nestas empresas.
O compliance tem como foco principal a eliminação de atos ilícitos (corrupção e fraude), e seguindo nesta linha, o processo de escolha de fornecedores deve seguir rígidos padrões de avaliação.
No segmento de logística especificamente, estamos falando da Gestão de Riscos da cadeia logística, que envolvem não somente todos os gestores, colaboradores direta ou indiretamente envolvidos na operação, mas também bens móveis e imóveis, como podemos observar na relação abaixo:
- Motoristas e ajudantes;
- Veículos (tecnologia embarcada);
- Estrutura de armazém;
- Monitoramento;
- etc.
O processo de compliance também define regras e procedimentos a serem aplicados aos fornecedores e aos acordos comerciais e operacionais pré-definidos na negociação.
Por isso, igualmente são mapeados o escopo de serviço, define-se os níveis de risco em cada etapa e na sequência define-se as diretrizes para atendimento da prestação do serviço. Estas diretrizes devem ser de comum acordo entre a empresa e os fornecedores.
Uma grande falha das empresas na implantação do compliance é a definição de uma regra padrão para todos os fornecedores, sem o devido mapeamento dos serviços que estão contemplados.
Estas regras devem ser personalizadas, ou seja, adaptadas para cada tipo de operação, pois caso contrário você acaba controlando processos inexistentes e deixa de controlar algo primordial para a execução dos serviços.
Em alguns casos, o processo de monitoramento do compliance nas empresas requer inclusive treinamentos periódicos junto aos fornecedores, de forma a garantir a continuidade do programa com eficácia.
Se você gostou deste artigo e deseja ter uma empresa de confiança e tradição como sua parceira no transporte de cargas, entre em contato conosco e solicite um orçamento.
